- Политика в отношении обработки персональных данных ООО «НТТ»
- Публичная оферта юридическому лицу / индивидуальному предпринимателю
- Политика cookies
- Публичная оферта о заключении договора на оказание услуг
- Правила акции «Выгода до 12% Баллами за оплату Услуг»
- Электронная регистрация на поезд
- Как зарегистрировать компанию
- Как управлять сотрудниками в Альфа-Командировках
- Как заказать авиабилеты
- Как отменить заказ и вернуть деньги
- Как вернуть НДС за командировочные билеты
- Как оплачивать заказ в Альфа-Командировках
- Как получить отчётные документы для бухгалтерии
- Нормы багажа и ручной клади в самолёте
- Как купить билеты на поезд
- Как забронировать отель
- Как создать командировку
- Куда обратиться, если остались вопросы
- Как подключить ЭДО
- Как работать с тревел-политиками
Как управлять сотрудниками в Альфа-Командировках
В сервисе Альфа-Командировки можно добавлять и удалять сотрудников, назначать им роли, редактировать их паспортные данные. Cразу после регистрации в системе будет только сотрудник с ролью Владелец — тот, кто регистрировал компанию. Он сможет добавить остальных сотрудников и распределить для них роли.
— Как добавить или удалить сотрудника
— Какие роли есть у сотрудников
— Как добавить документы для сотрудника
— Как изменить данные сотрудника
Как добавить или удалить сотрудника
Чтобы сотрудники могли оформлять командировки, их нужно добавить в сервис. Для этого:
1. Откройте раздел Сотрудники — вы увидите всех добавленных сотрудников компании и их роли в системе. Нажмите Добавить сотрудника
Кнопка Добавить сотрудника находится справа вверху
2. Заполните данные: укажите ФИО, дату рождения, номер телефона и email сотрудника. У каждого сотрудника должна быть своя почта — один адрес нельзя использовать дважды
3. Выберите сотруднику роль: администратор, тревел-менеджер, сотрудник с доступом или без доступа к системе
Какие возможности у разных ролей
4. Нажмите Сохранить. Сотрудникам с доступом к системе придет email с приглашением в сервис Альфа-Командировки
Чтобы зарегистрироваться в сервисе, нужно нажать в письме Присоединиться
Сотрудников можно удалять из Альфа-Командировок, например, при увольнении. Доступ к командировкам компании у удалённых сотрудников блокируется.
Для удаления выберите нужного сотрудника из списка в разделе Сотрудники, перейдите в его карточку и нажмите Удалить в правом верхнем углу.
Если нужно изменить данные сотрудника, нажмите Редактировать слева от Удалить
Какие роли есть у сотрудников
Владелец — тот, кто регистрировал компанию. Владелец управляет сотрудниками, настраивает правила, видит расходы.
Администратор — управляет командировками всех сотрудников, добавляет людей, видит траты. Не может менять настройки компании. Нет доступа к поездкам Владельца.
Тревел-менеджер — бронирует билеты другим, настраивает лимиты и правила поездок.
Добавляет сотрудников с доступом и без доступа, может менять их данные. Нет доступа к поездкам Владельца, Администратора и других Тревел-менеджеров.
Сотрудник с доступом — бронирует поездки только для себя. У него есть доступ к сервису, но он не видит чужие командировки и не может добавлять других сотрудников. Может вносить изменения только в те заказы, которые оформил самостоятельно.
Сотрудник без доступа — не может зайти в сервис. Командировки для такого сотрудника оформляет Владелец, Администратор или Тревел-менеджер. Чтобы внести изменения в заказ — например, обменять или вернуть билеты — сотрудник может обратиться в поддержку Альфа-Командировок: позвонить по телефону +7 800 551-50-88 или написать сообщение на эл. почту info@alfa-businesstrip.ru.
|
Действия в системе для сотрудников
|
Сотрудник без доступа
|
Сотрудник с доступом
|
Тревел-менеджер
|
Администратор
|
Владелец
|
|---|---|---|---|---|---|
|
Добавлять сотрудников
|
❌
|
❌
|
✅
|
✅
|
✅
|
|
Редактировать собственную карточку
|
❌
|
✅
|
✅
|
✅
|
✅
|
|
Управлять правами на доступ в личный кабинет и создание командировок
|
❌
|
❌
|
✅
|
✅
|
✅
|
|
Просматривать список всех сотрудников
|
❌
|
❌
|
✅
|
✅
|
✅
|
|
Создавать, изменять и удалять карточку с ролью Администратор
|
❌
|
❌
|
❌
|
❌
|
✅
|
|
Создавать, изменять и удалять карточку с ролью Тревел-менеджер
|
❌
|
❌
|
❌
|
✅
|
✅
|
|
Создавать, изменять и удалять карточку с ролью Сотрудник
|
❌
|
❌
|
✅
|
✅
|
✅
|
|
Создавать, изменять и удалять карточку с ролью Сотрудник без доступа
|
❌
|
❌
|
✅
|
✅
|
✅
|
|
Бронировать и оплачивать заказ
|
❌
|
✅
|
✅
|
✅
|
✅
|
|
Управлять своими заказами
|
❌
|
✅
|
✅
|
✅
|
✅
|
|
Управлять заказами других сотрудников
|
❌
|
❌
|
✅
|
✅
|
✅
|
|
Просматривать и скачивать свои билеты и маршрутные квитанции
|
❌
|
✅
|
✅
|
✅
|
✅
|
|
Просматривать и скачивать билеты и маршрутные квитанции других сотрудников
|
❌
|
❌
|
✅
|
✅
|
✅
|
|
Просматривать и скачивать свои отчётные документы
|
❌
|
✅
|
✅
|
✅
|
✅
|
|
Просматривать и скачивать отчётные документы других сотрудников
|
❌
|
❌
|
✅
|
✅
|
✅
|
|
Создавать, изменять и назначать тревел-политику
|
❌
|
❌
|
✅
|
✅
|
✅
|
|
Просматривать свою тревел-политику
|
❌
|
✅
|
✅
|
✅
|
✅
|
|
Просматривать тревел-политики других сотрудников
|
❌
|
❌
|
✅
|
✅
|
✅
|
Как добавить документы для сотрудника
Без паспортных данных забронировать билет или отель не получится — не забудьте добавить их в профиль сотрудника.
Для командировок по России нужно указать данные паспорта РФ, для международных — заграничного паспорта. Можно добавить оба паспорта.
Укажите серию и номер документа, ФИО, пол и дату рождения. ФИО для российского и международного паспортов введите английскими буквами — точно как в загранпаспорте. Это нужно, чтобы при оформлении авиабилетов совпадали данные.
Для внутреннего паспорта нужно ввести ФИО дважды: сначала русскими, а ниже — английскими буквами
Как изменить данные сотрудника
Нажмите Редактировать рядом с именем сотрудника, чтобы поменять его данные, роль или добавить документы.
После внесения изменений не забудьте нажать кнопку Сохранить изменения в верхнем правом углу.
Сохраните изменения, иначе введённые данные пропадут