К другим статьям

Как работать с тревел-политиками

С помощью тревел-политик можно контролировать расходы сотрудников при оформлении командировок. Например, устанавливать максимальную стоимость номера в отеле или билетов на самолёт или поезд.

— Кто может создавать и назначать тревел-политики

— Как добавить, изменить или удалить тревел-политику

— Как применить тревел-политику к сотруднику

— Как узнать, какая тревел-политика назначена сотруднику

— Как оформлять заказы, если назначена тревел-политика

Кто может создавать и назначать тревел-политики

Доступ к разделу с тревел-политиками есть только у сотрудников с ролями Владелец, Администратор или Тревел-менеджер. Они могут просматривать, создавать, редактировать, удалять и назначать тревел-политики. Остальным сотрудникам этот функционал недоступен.

Как добавить, изменить или удалить тревел-политику

Количество тревел-политик не ограничено. Чтобы создать новую, перейдите в раздел Тревел-политики и нажмите Добавить тревел-политику.

В появившемся окне впишите название тревел-политики, например «Отдел продаж» или «Топ-менеджеры». Cоветуем выбирать корректные формулировки: название будет отображаться в личном кабинете сотрудника.

Далее укажите максимальную стоимость:

— ночи в отеле

— билетов в одну сторону на самолёт

— билетов в одну сторону на поезд

Чтобы сохранить тревел-политику, нужно установить ограничение хотя бы для одного параметра. Оставшиеся поля можно не заполнять — тогда по умолчанию для них будет назначен безлимит.

Лимит для отелей умножается на количество ночей проживания и действует на конечную сумму. Например, сотрудник планирует остановиться в гостинице на двое суток. По тревел-политике установлено ограничение 5000 рублей. Это значит, что общая сумма расходов на проживание может быть не более 10 000 рублей. И даже если одна из ночей стоит 6000, а другая — 4000 рублей, такой заказ подходит под условия тревел-политики.

Если хотите отредактировать или удалить одну из тревел-политик, нажмите на значок карандаша или корзины в правом верхнем углу напротив её названия. Изменения применятся сразу же для всех сотрудников, которым эта тревел-политика была назначена.

Как применить тревел-политику к сотруднику

Созданная тревел-политика будет распространяться только на тех сотрудников, которым её назначат. Например, можно не ставить лимиты для руководителей или применить ограничение только для какого-то подразделения компании.

Одному сотруднику можно назначить только одну тревел-политику. Это можно сделать в разделе Сотрудники. Как управлять сотрудниками в Альфа-Командировках

Чтобы назначить тревел-политику, нажмите:

— на значок карандаша напротив имени сотрудника, если он уже добавлен

— кнопку Добавить сотрудника, если его ещё нет в системе

Откроется карточка сотрудника — в поле Тревел-политика выберите нужную строку либо нажмите Создать политику. Не забудьте нажать Сохранить в правом верхнем углу.

По умолчанию у только что добавленного в систему сотрудника нет назначенных тревел-политик. Он может бронировать отели и покупать билеты в Альфа-Командировках без ограничений по стоимости.

Как узнать, какая тревел-политика назначена сотруднику

Если у сотрудника есть назначенная тревел-политика, её название отображается в разделе Сотрудники рядом с его именем. Чтобы увидеть установленные лимиты, нажмите на карточку сотрудника.

Владелец, администратор или тревел-менеджер могут видеть все назначенные тревел-политики. Остальные сотрудники — только свою в личном профиле.

Как сотруднику оформлять заказы, если назначена тревел-политика

Если стоимость билетов или отеля превышает лимит, при переходе к оплате сотрудник увидит сообщение «Нужно согласование. Превышает лимит». Оформить такой заказ невозможно. Нужно обратиться к администратору или тревел-менеджеру, чтобы он изменил ограничения, либо выбрать другой отель или билет, который подходит под условия тревел-политики.

Владелец, администратор и тревел-менеджер могут оформлять заказы для себя и других сотрудников без ограничений по стоимости.