К другим статьям

Как подключить ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) — обмен электронными документами, которые имеют такую же юридическую силу, как и бумажные. Расскажем, как в Альфа-Командировках получать отчётные документы через ЭДО.

— Зачем подключать ЭДО

— Как подключить ЭДО

— Как узнать идентификатор и оператора ЭДО

— Как добавить, изменить или удалить оператора ЭДО

Зачем подключать ЭДО

Бухгалтерии нужны закрывающие документы, чтобы учесть командировочные расходы и принять НДС к вычету. Среди этих документов могут быть: УПД (универсальный передаточный документ) на сервисный сбор и проживание, отчёт агента, счёт-фактура. В Альфа-Командировках все они доступны в личном кабинете, кроме УПД на стоимость проживания в отеле — он приходит на email. Документы можно просмотреть и скачать в любое время.

После подключения оператора ЭДО к Альфа-Командировкам все закрывающие документы автоматически попадают в вашу систему учёта: например, СБИС или Контур.Диадок. Их не придётся скачивать и загружать самостоятельно. Бухгалтер сможет сразу принять документы в работу и подписать их электронной цифровой подписью (ЭЦП). При этом они по-прежнему будут доступны в личном кабинете.

Как подключить ЭДО

Чтобы подключить оператора ЭДО, вам нужно оставить заявку в личном кабинете Альфа-Командировок — это может сделать только сотрудник с ролью Владелец или Администратор. Выполните следующие шаги:

1. Нажмите на иконку профиля в правом верхнем углу, выберите Настройки компании.

2. На экране Подключение ЭДО нажмите кнопку Оставить заявку.

3. Введите или выберите из списка название оператора и номер идентификатора ЭДО. Как узнать номер идентификатора

Нажмите Оставить заявку — ваше обращение рассмотрят в течение недели. Статус подключения можно узнать у вашего оператора ЭДО: в личном кабинете учётной записи или в службе поддержки.

Если подключить вашего оператора не удалось, на экране Подключение ЭДО вы увидите статус Ошибка подключения. В этом случае свяжитесь с поддержкой Альфа-Командировок по телефону +7 800 551-50-88 или эл. почте info@alfa-businesstrip.ru.

Как узнать идентификатор и оператора ЭДО

Для подключения ЭДО к Альфа-Командировкам нужно ввести название оператора и ваш идентификатор. Он выглядит как набор цифр и английских букв, например: 2BE7c3fd92b4e6a1f8d5c0e9a7b2f4d8c1a6e.

В системе СБИС наименование оператора и идентификатор ЭДО можно посмотреть в разделе Настройки. В карточке компании перейдите во вкладку Документы — там будут нужные данные. В системе Контур.Диадок эта информация также отображается в разделе Настройки.

Мы сотрудничаем только с операторами Контур.Диадок, СБИС, Калуга-Астрал, Такском, СберКорус, Тензор. Если вашего оператора в списке нет, обратитесь в поддержку Альфа-Командировок по телефону +7 800 551-50-88 или напишите на эл. почту info@alfa-businesstrip.ru.

Как изменить или удалить оператора ЭДО

Если у вас поменялся идентификатор ЭДО, нажмите на значок карандаша на экране подключения рядом с вашим оператором. Внесите изменения в номер идентификатора → Сохранить. Вашу заявку рассмотрят в течение недели.

Чтобы удалить оператора ЭДО из Альфа-Командировок, нажмите на значок корзины на экране подключения. Отчётные документы больше не будут приходить через этого оператора, но по-прежнему будут доступны в личном кабинете.